Как понять, что бизнесу не хватает системности, и принять меры

Расскажем о четырех признаках хаоса в процессах с примерами из нашей практики. Подскажем первые шаги к системности и поможем отвлечься от операционки.
Разбираем эти 4 признака:
На старте бизнеса хаос в процессах неизбежен. Предприниматель участвует в операционке и координирует работу за счет своей энергии и энтузиазма. Но с ростом компании энергии станет не хватать и рано или поздно предприниматель упрется в потолок развития.
Такую ситуацию мы называем «семейный бизнес»: он не обязательно управляется конкретной семьей, просто всегда рос естественным, стихийным образом. В таком бизнесе нет порядка, сложные отношения между сотрудниками и непрозрачная структура. Обсудим четыре признака «семейного бизнеса» на реальных примерах.

У вас в компании много «особенных» отношений

Чаще всего друзья или родственники на работе — это проблема. Особенные отношения к некоторым сотрудникам, которых вы цените не за профессиональные качества, помешают вам объективно оценивать их результаты. Если друг или родственник не будет справляться, вам будет тяжело уволить его и придется неэффективно растрачивать деньги месяц за месяцем.

Другой частый сценарий — зависимость от «звездных» сотрудников. Вам кажется, что, если они уйдут из компании, бизнес развалится. Такие люди действительно тащат на себе все процессы и дают результат, но это не значит, что их метод работы уникален. Просто нужно описать его, составить инструкции и превратить работу звездных сотрудников из «черного ящика» в простые рекомендации к действию.

У нас был клиент, который решил помочь сестре выплатить ипотеку и взял ее мужа к себе на работу линейным руководителем. Новый сотрудник не блистал талантом, но исправно получал зарплату. Когда клиент обратился к нам за помощью, зять оказался единственным из руководителей, который мешал нашей работе. Сотрудники стали ставить под сомнение стратегию владельца, который пытался создать системность, но при этом платил зарплату неэффективному менеджеру. Владелец уволил зятя, но испортил отношения с сестрой.

В вашей компании нет структуры управления

Когда владелец погружен в операционку, он не может выполнять свои настоящие функции, например, вести стратегическое планирование и искать новые технологии производства. Больше того, он даже не может отвлечься на несколько дней или уехать в отпуск, потому что некому доверить контроль за процессами.

Другой признак — наличие 2−3 руководителей у одного сотрудника. Ему будет некомфортно от постоянного давления, к тому же появится новая отмазка: «ничего не сделано, потому что слишком загрузил другой начальник».

Один из наших клиентов вел бизнес на 250 сотрудников и помимо него в компании было всего 4 руководителя. У владельца было много энергии и очень хорошая память: он мог приехать в шесть утра и уехать поздно ночью, знал практически всех сотрудников по именам, вовлекался во все процессы. Ему казалось, что лучше сэкономить на менеджерах и больше работать самому — так бизнес был маржинальнее.

Однажды я спросил у него, зачем ему системность и автоматизация, если хватает энергии за всем уследить. Он рассказал, что, когда впервые за шесть лет уехал в отпуск, в его отсутствие бизнес чуть не развалился: экспедиторы переругались с кладовщиками, бухгалтерия не давала денег на ремонт автомобилей, работа встала и грузы не доставлялись в срок.

В вашей компании нет новых кадров

В идеале процесс найма в компании должен идти постоянно. Не бойтесь брать на работу хороших специалистов, даже если не уверены в том, что загрузите их на 100%. Они «обрастут» задачами и начнут приносить пользу. Правда, просто так они в компанию не придут — нужен компетентный HR-специалист, который умеет завлекать кандидатов и «продавать» компанию. Мы уверены, что в компанию на 15 человек уже нужен хотя бы один HR.

Другой признак слабой кадровой политики — шантаж в вопросах заработной платы. Например, вы согласились платить кому-то из сотрудников больше других, но попросили держать это в секрете. Конечно, рано или поздно это становится достоянием общественности и другие могут попросить у вас поднять зарплату, начать шантажировать уходом или распространением слухов о несправедливой оплате труда.

Мы каждые две недели проводим групповое собеседование на продавцов. В последний раз мы обзвонили 150 человек, 120 человек подтвердили участие, и 40 в итоге пришли на собеседование. Мы отобрали 10, 8 из них начали пробную неделю, 3−4 ушли после первого дня. Иногда бывает, что через неделю с нами не остаётся ни один из кандидатов. Но благодаря такой воронке и постоянно открытой вакансии на продажников, к нам в итоге попадают специалисты высокого уровня.

В вашей компании нет единой системы продаж

Когда в России начался кризис и упала платежеспособность населения, отсутствие выстроенных процессов маркетинга стало косить компании одну за другой. Тот, кто не разобрался в интернет-продажах, постепенно уходит на второй план.

Даже если у вас хорошее финансовое планирование, высокая степень автоматизации и производительность труда, компания начнет буксовать без новых клиентов.

Продавцы, которые работают без единых стандартов, продают за счет личного отношения: дают скидки и предлагают выгодные условия сделки. Получается, что разные клиенты платят по-разному, страдает маржинальность и учёт, начинаются продажи «в минус». Кроме того, обилие индивидуальных скидок делает масштабирование отдела продаж практически невозможным.
Что делать?
Невозможно построить систему, в которой всё работает само по себе. Но ограничить вовлеченность владельца и переключить его на другие процессы вполне возможно. Словом, система нужна вам не для того, чтобы поехать загорать в Тайланд на весь год, а чтобы освободить голову для больших стратегических задач. Для этого кроме владельца в бизнесе появляются исполнительный директор и финансовый директор.
Наймите исполнительного директора, чтобы следить за процессом
Собственники думают, что операционка — это муторно и неинтересно, так что хорошего директора не найти. Это не так: есть целый класс людей, талантливых управленцев от природы, которые комфортно чувствуют себя даже в самых сложных процессах. Исполнительный директор будет занят:
☞ Координацией других руководителей: планерками и контролем результата;
☞ Повышением статистических показателей;
☞ Контролем условий и производительности труда;
☞ Представительскими функциями: общением с поставщиками и контрагентами.
Наймите финансового директора, чтобы следить за бюджетом
Финансовый директор — противовес исполнительному директору. Это представитель владельца, который следит за тем, чтобы инвестиции возвращались и процессы не съедали слишком много денег. Он думает как инвестор, заботится о долгосрочной выгоде и контролирует, чтобы компания достигала точки безубыточности. Финансовый директор займется:
☞ Созданием и учетной политики, то есть правилами того, как планируются и утверждаются бюджеты;
☞ Планированием и согласованием расходов;
☞ Анализом финансовых показателей и расчетом точки безубыточности.
Станьте настоящим владельцем бизнеса
Владельцы выводят дело на новый уровень: изучают современные технологии и внедряют инновационные практики, разрабатывают новые продукты и открывают стартапы внутри компаний. Владелец занимается:
☞ Стратегическим планированием: определяет, куда идет компания и какие приоритеты на ближайший год;
☞ Формированием организационной политики компании, правилами работы;
☞ Управлением финансами в широком смысле: не слежкой за показателями, а созданием общей системы;
☞ Общением с государственными органами и формированием круга связей;
☞ Мониторингом трендов и технологий.
Резюме
Мы говорим «семейный бизнес», когда имеем в виду несистемный бизнес, развивающийся хаотически. В такой компании все держится на энергии собственника, поэтому бизнес не растет. В компании проблемы с системностью, если у вас:
☞ Много «особенных» отношений с сотрудниками: работают друзья или родственники, «звёздные» сотрудники тащат на себе все процессы и вы боитесь их потерять;
☞ Нет структуры управления: вы погружены в операционку, у некоторых сотрудников много руководителей, постоянно приходится изобретать велосипед;
☞ Нет новых кадров: в компании не работает ни одного HR-специалиста, не идет поиск новых профессионалов и не проходит собеседований, слабая кадровая политика;
☞ Нет единой системы продаж: не выстроены маркетинговые процессы, а менеджеры по продажам грешат индивидуальными скидками для всех клиентов.
Чтобы начать добавлять системности, задумайтесь о том, чтобы добавить исполнительного и финансового директоров. Так вы отвлечетесь от операционки и вам наконец хватит энергии сделать скачок в развитии бизнеса.