Это открытый пример урока. Таких лонгридов в курсе ещё 22: про то, как искать заказы, строить отношения с клиентами, считать доходы, управлять проектами и отдыхать.
Как вести несколько тяжёлых проектов одновременно и не выгореть
Урок 2
Тяжёлые проекты — это те, что длятся долго, связаны с большим количеством хитрой работы или с не совсем комфортным заказчиком. Чтобы понять, тяжёлый ли перед вами проект, спросите себя: «я потяну 3 таких проекта одновременно?» Если «нет» — это тяжёлый проект.
Например, когда нас было двое, проекты, которые длились дольше 1,5 месяцев были довольно тяжёлыми: скорее всего, там много работы и мы едва ли могли потянуть 3−4 таких проекта разом. Проекты с большими корпорациями для нас тоже, как правило, тяжёлые: там много раундов согласований, постоянные переделки, жёсткие дедлайны.
К сожалению, такое наслоение проектов иногда случается, поэтому надо быть к нему готовым. Обсудим, как его избежать, как построить работу в авральном режиме и почему важно не забыть про отдых и психологическое здоровье.
Например, когда нас было двое, проекты, которые длились дольше 1,5 месяцев были довольно тяжёлыми: скорее всего, там много работы и мы едва ли могли потянуть 3−4 таких проекта разом. Проекты с большими корпорациями для нас тоже, как правило, тяжёлые: там много раундов согласований, постоянные переделки, жёсткие дедлайны.
К сожалению, такое наслоение проектов иногда случается, поэтому надо быть к нему готовым. Обсудим, как его избежать, как построить работу в авральном режиме и почему важно не забыть про отдых и психологическое здоровье.
Содержание
Практические советы
Старайтесь избегать наслоения
Мы уже говорили, что проекты живут циклами. Сначала вы находите заказчика, общаетесь с ним, обсуждаете задачу, затем — берётесь за работу, проходите несколько итераций и в конце получаете деньги. Этапы цикла могут отличаться, ещё иногда получается договориться о предоплате, но в остальном большинство проектов у большинства фрилансеров устроены примерно так.
Для комфортной работы на фрилансе важно уметь вести проекты так, чтобы циклы активной работы над сложными большими заказами не сильно пересекались.
Допустим, пока вы работаете над одним, в идеальном мире вы получаете деньги за предыдущий и только начали общаться с заказчиком про следующий. Из-за того, что все три проекта не находятся в стадии активной работы одновременно, вы успеваете заниматься задачами, развиваться, планировать и отдыхать.
Но иногда циклы проектов всё-таки будут накладываться друг на друга. Если такое происходит с простыми и короткими задачами, ничего страшного не случится — просто поработаете чуть дольше пару дней и разрулите ситуацию. Но если такое случается с тяжёлыми проектами, жить становится трудно.
Вы оказываетесь в непростой ситуации: успеть всё в здоровом режиме становится физически невозможно. Начинаются, переработки и стресс, а из-за них — ошибки и ещё стресс, а из-за них — ещё больше работы. Это замкнутый круг, в котором тяжело долго находиться и можно запросто выгореть.
Таких ситуаций лучше избегать. Для этого:
Помните о циклах проектов. Перед тем как брать новый тяжёлый заказ, попробуйте спланировать работу над ним и проверьте: не совпадёт ли его активная фаза с такими же фазами других тяжёлых проектов.
Помните о своей системе красных флажков. Перед тем как брать новый заказ, прислушайтесь к опыту и интуиции. Даже если проект кажется простым и понятным, спросите себя: «С какой вероятностью этот проект превратится в тяжёлый? Какие факторы риска могут повлиять на это? Не похож ли этот проект на один из тех, что оставили мне психологическую травму в прошлом?». Если ваша система бьёт тревогу, относитесь к проекту как к «тяжёлому» и вернитесь к пункту выше.
Помните, что ваш ресурс органичен. Если работаете в одиночку, у вас всего 2 руки в 24 часа, причём работать вы будете не каждый день, а в дни, когда будете — не всегда на пике продуктивности. Держите это в голове, когда будете планировать работу.
Но, естественно, всё спланировать нельзя. Мы стараемся помнить обо всём вышеперечисленном и хотя бы немного планировать загруз на будущее, но периодически сталкиваемся с ситуацией, когда сидим до ночи и помираем от навалившихся разом тяжёлых проектов:
Для комфортной работы на фрилансе важно уметь вести проекты так, чтобы циклы активной работы над сложными большими заказами не сильно пересекались.
Допустим, пока вы работаете над одним, в идеальном мире вы получаете деньги за предыдущий и только начали общаться с заказчиком про следующий. Из-за того, что все три проекта не находятся в стадии активной работы одновременно, вы успеваете заниматься задачами, развиваться, планировать и отдыхать.
Но иногда циклы проектов всё-таки будут накладываться друг на друга. Если такое происходит с простыми и короткими задачами, ничего страшного не случится — просто поработаете чуть дольше пару дней и разрулите ситуацию. Но если такое случается с тяжёлыми проектами, жить становится трудно.
Вы оказываетесь в непростой ситуации: успеть всё в здоровом режиме становится физически невозможно. Начинаются, переработки и стресс, а из-за них — ошибки и ещё стресс, а из-за них — ещё больше работы. Это замкнутый круг, в котором тяжело долго находиться и можно запросто выгореть.
Таких ситуаций лучше избегать. Для этого:
Помните о циклах проектов. Перед тем как брать новый тяжёлый заказ, попробуйте спланировать работу над ним и проверьте: не совпадёт ли его активная фаза с такими же фазами других тяжёлых проектов.
Помните о своей системе красных флажков. Перед тем как брать новый заказ, прислушайтесь к опыту и интуиции. Даже если проект кажется простым и понятным, спросите себя: «С какой вероятностью этот проект превратится в тяжёлый? Какие факторы риска могут повлиять на это? Не похож ли этот проект на один из тех, что оставили мне психологическую травму в прошлом?». Если ваша система бьёт тревогу, относитесь к проекту как к «тяжёлому» и вернитесь к пункту выше.
Помните, что ваш ресурс органичен. Если работаете в одиночку, у вас всего 2 руки в 24 часа, причём работать вы будете не каждый день, а в дни, когда будете — не всегда на пике продуктивности. Держите это в голове, когда будете планировать работу.
Но, естественно, всё спланировать нельзя. Мы стараемся помнить обо всём вышеперечисленном и хотя бы немного планировать загруз на будущее, но периодически сталкиваемся с ситуацией, когда сидим до ночи и помираем от навалившихся разом тяжёлых проектов:
Честный диалог о проекте, за который мы не взялись
Попробуйте передоговориться с заказчиками
Если поняли, что всё-таки попали в трудную ситуацию, постарайтесь изменить условия работы с клиентами и снизить количество нагрузки.
Сначала стоит попробовать заново договориться по тяжёлым проектам, из-за которых и начались проблемы. Предложите клиентам сдвинуть сроки так, чтобы вы могли адекватно отработать по каждому из проектов. Это вполне реально сделать, особенно если у вас хорошие отношения с заказчиками. Аргументируйте перенос и предложите конкретные новые сроки:
Сначала стоит попробовать заново договориться по тяжёлым проектам, из-за которых и начались проблемы. Предложите клиентам сдвинуть сроки так, чтобы вы могли адекватно отработать по каждому из проектов. Это вполне реально сделать, особенно если у вас хорошие отношения с заказчиками. Аргументируйте перенос и предложите конкретные новые сроки:
Если перенести тяжёлые проекты не вышло, постарайтесь хотя бы на время избавиться от всего остального. Напишите остальным заказчикам, что сейчас у вас слишком много обязательств и вы не успеваете качественно взяться за их задачи. Если есть проекты, где вы ещё не ударили по рукам и не начали активную фазу работы — откажитесь от них.
Если ни с кем не получилось передоговориться — что ж, придётся выкручиваться. Не берите новые проекты и погрузитесь с головой в текущие. Сейчас обсудим пару советов, которые могут помочь.
Если ни с кем не получилось передоговориться — что ж, придётся выкручиваться. Не берите новые проекты и погрузитесь с головой в текущие. Сейчас обсудим пару советов, которые могут помочь.
Старайтесь не заниматься задачами с разных проектов одновременно
Если фазы тяжёлых проектов начались одновременно, советуем не миксовать задачи из них. То есть в каждый момент времени держать в фокусе только один проект и конкретную задачу, а не думать сразу обо всём.
Наш мозг не заточен под многозадачность. Как минимум в плане работы: если постоянно переключаться между задачами, каждая из них получится чуть хуже, чем если бы вы занимались ими по очереди. Наш мозг отлично умеет фокусироваться, но когда мы заставляем его часто менять фокус, он теряет хватку и начинает страдать.
Наш мозг не заточен под многозадачность. Как минимум в плане работы: если постоянно переключаться между задачами, каждая из них получится чуть хуже, чем если бы вы занимались ими по очереди. Наш мозг отлично умеет фокусироваться, но когда мы заставляем его часто менять фокус, он теряет хватку и начинает страдать.
Представьте: вы погрузились в один тяжёлый проект, а через пару минут решили отвлечься и почитать сообщение менеджера по другому проекту. Менеджер гневно просит всё переделать. Тогда вы решаете погрузиться в этот второй проект, но быстро теряете мотивацию, потому что работы слишком много. Потом решаете вернуться к первому проекту, но уже забыли, на чём остановились. В итоге вы потратили время, но так и не продвинулись ни по одному из заказов.
В 2014 году известный западный нейробиолог Дэниел Левитин написал об этом книжку «Организованный мозг». Кусочек этой книжки опубликовали в The Guardian, и с тех пор каждый год на всех языках мира выходят десятки статей «Мультизадачность убивает ваш мозг!». Например, вот статья в Inc.com и наш вольный её перевод из 2015 года, — не судите строго, это было давно, — а вот почти такой же по содержанию текст 2019 года.
В 2014 году известный западный нейробиолог Дэниел Левитин написал об этом книжку «Организованный мозг». Кусочек этой книжки опубликовали в The Guardian, и с тех пор каждый год на всех языках мира выходят десятки статей «Мультизадачность убивает ваш мозг!». Например, вот статья в Inc.com и наш вольный её перевод из 2015 года, — не судите строго, это было давно, — а вот почти такой же по содержанию текст 2019 года.
Чтобы не убивать мозг, попробуйте разделить график на части и в каждом временном слоте полноценно фокусироваться только на одном проекте, пускай и на короткое время. Например, утром и днём занимаетесь только проектом Х, после 15:00 и до ночи — только проектом Y. Или, скажем, сегодня вы полностью посвящаете себя проекту X, а завтра — проекту Y.
Посвятить весь день одному проекту — нормальный план, особенно если проект тяжёлый
Попробуйте делегировать задачи или передать часть проектов другому надёжному фрилансеру
Фрилансерам часто бывает сложно делегировать, сказывается привычка делать всё своими руками. Мы тоже сталкиваемся с такой проблемой, но, когда всё горит, объяснить человеку простую задачу и проконтролировать его мы сможем. С этим справитесь и вы, особенно если это поможет выжить в трудной ситуации.
В любом проекте есть рутина и простые механические задачи, которые наверняка можно делегировать исполнителю с фриланс-биржи или YouDo. Погуглить информацию для исследования, литературно и понятно расшифровать аудиозапись, сделать подписи для постов в Инстаграм по шаблону, поискать подходящие по теме стоковые картинки — всё это можно поручить другому человеку. Составьте список из механических задач, которые вы сможете делегировать, и попробуйте найти себе временного помощника.
В любом проекте есть рутина и простые механические задачи, которые наверняка можно делегировать исполнителю с фриланс-биржи или YouDo. Погуглить информацию для исследования, литературно и понятно расшифровать аудиозапись, сделать подписи для постов в Инстаграм по шаблону, поискать подходящие по теме стоковые картинки — всё это можно поручить другому человеку. Составьте список из механических задач, которые вы сможете делегировать, и попробуйте найти себе временного помощника.
Алексей иногда заказывает расшифровки на YouDo, во времена трудных проектов — особенно часто. Алексей «отличный заказчик», с ним «удобная коммуникация», у него «понятные требования». «Сотрудничать с Алексеем одно удовольствие»
Высший пилотаж — привлечь на тяжёлый проект другого фрилансера вашего уровня, чтобы разделить нагрузку, риски, ответственность и, конечно, деньги. Такому человеку можно будет поручить стратегические и креативные задачи, но и стоить он вам будет больше.
Например, мы однажды подрядились писать сценарии рекламных роликов, но недооценили задачу и не сошлись характерами с менеджером на стороне клиента. Проект превратился для нас в тяжёлый и стал мешать работать с другими заказчиками, так что мы передали его нашему знакомому сценаристу. Мы не совсем делегировали задачи — скорее, отстранились сами и доверили работу другому, но в трудной ситуации это тоже выход.
Например, мы однажды подрядились писать сценарии рекламных роликов, но недооценили задачу и не сошлись характерами с менеджером на стороне клиента. Проект превратился для нас в тяжёлый и стал мешать работать с другими заказчиками, так что мы передали его нашему знакомому сценаристу. Мы не совсем делегировали задачи — скорее, отстранились сами и доверили работу другому, но в трудной ситуации это тоже выход.
Пользуйтесь тем, что клиенты тоже притормаживают
Иногда даже в тяжёлых проектах с жёсткими дедлайнами клиенты могут забывать о вас, долго не пушить или днями не отвечать на сообщения и неделями не высылать материалы.
В этом уроке дадим обратный совет — используйте медленную реакцию клиентов на тяжёлых проектах в свою пользу. Чем дольше они не требуют результатов, тем больше у вас времени на то, чтобы разгрести другие заказы. Вот что можно сделать:
В этом уроке дадим обратный совет — используйте медленную реакцию клиентов на тяжёлых проектах в свою пользу. Чем дольше они не требуют результатов, тем больше у вас времени на то, чтобы разгрести другие заказы. Вот что можно сделать:
Осторожно, сейчас будут вредные советы
Используйте весь арсенал уловок, чтобы выкроить время для других проектов.
Используйте весь арсенал уловок, чтобы выкроить время для других проектов.
Не пишите клиенту, пока он сам вас не дёрнет. Если утром в понедельник заказчик тяжёлого проекта не написал вам «как дела», не спешите сами начинать переписку и сообщать планы на неделю. У клиента наверняка достаточно других дел, чтобы забыть о вас хотя бы на пару часов, если повезёт — на пару дней. Значит, будет время заняться другими проектами.
Если сделали вечером, пришлите утром. Если вы закончили задачу по тяжёлому проекту после 16:00, не спешите отправлять результат. Есть риск, что его сразу посмотрят и накидают обратной связи. Если задача не горит, отправьте её утром на следующий день. Так вы освободили себе целый вечер под другой проект.
Задавайте дополнительные вопросы и запрашивайте материалы. Это страшный сон любого копирайтера или дизайнера — запросить у заказчика фото или короткий комментарий, а потом неделями напоминать о нём.
Так вот, сейчас это удача: соберите подробный список допматериалов, гайдлайнов, инструкций, шаблонов, логотипов и редполитик, которые нужны для работы, даже если на самом деле они не критичны. Скорее всего, клиент отвлечётся от вас хотя бы на день.
Если сделали вечером, пришлите утром. Если вы закончили задачу по тяжёлому проекту после 16:00, не спешите отправлять результат. Есть риск, что его сразу посмотрят и накидают обратной связи. Если задача не горит, отправьте её утром на следующий день. Так вы освободили себе целый вечер под другой проект.
Задавайте дополнительные вопросы и запрашивайте материалы. Это страшный сон любого копирайтера или дизайнера — запросить у заказчика фото или короткий комментарий, а потом неделями напоминать о нём.
Так вот, сейчас это удача: соберите подробный список допматериалов, гайдлайнов, инструкций, шаблонов, логотипов и редполитик, которые нужны для работы, даже если на самом деле они не критичны. Скорее всего, клиент отвлечётся от вас хотя бы на день.
Не забывайте про сон и отдых
Во время тяжёлой работы важно оставить хотя бы немного времени на восстановление. Горький жизненный опыт подсказывает: вы можете уделять 90% времени работе и почти не спать, но вас хватит всего на несколько дней, дальше организм возьмёт управление на себя и вас вырубит. Один целый день нужно будет спать, ещё хотя бы два — продуктивность будет снижена, потом вы постепенно вернётесь в нормальный темп. Вот визуализация:
У нас 14 дней. Первые 5 дней работаем на износ, дальше 1 день спим, 2 дня восстанавливаемся и ещё 6 дней работаем как обычно. Успеваем сделать 39 единиц работы, но 1 раз ломаем организм
В среднесрочной перспективе выгодно оставить в жизни адекватный сон и один выходной, а работать примерно на 50% интенсивнее — не больше. В таком темпе вы не продержитесь всю жизнь, но вас хватит на несколько недель. Опыт подсказывает, что успеете примерно столько же, только останетесь здоровее. Вот визуализация:
Работаем на 50% больше обычного 6 дней, потом берём 1 выходной и повторяем так ещё одну неделю. Успеваем 36 единиц работы — почти столько же, сколько и в прошлом примере, — только не ломаем организм
В общем, советуем не жертвовать сном и отдыхом: возьмите себе хотя бы один свободный день в неделю, например, воскресенье.
Не сливайтесь
Лучше смириться с тем, что несколько недель будет тяжело, и постараться отработать настолько качественно, насколько сможете, чем заигнорить заказчика и бесследно пропасть.
Поверьте, от слива ваша репутация пострадает гораздо сильнее, чем от недочётов из-за запары и невнимательности.
Поверьте, от слива ваша репутация пострадает гораздо сильнее, чем от недочётов из-за запары и невнимательности.
Это открытый пример урока. Таких лонгридов в курсе ещё 22: про то, как искать заказы, строить отношения с клиентами, считать доходы, управлять проектами и отдыхать.
Психологические советы
Проекты бывают трудными не только с точки зрения задач и согласований, но и психологически: в начале заказчик выглядит приятным и интересным, а оказывается наглым и некомпетентным; сначала по задаче одни вводные, потом другие; сегодня отработал комментарии одного менеджера, а завтра работу разносит вышестоящий.
Вот о чём советуем помнить в том случае, если несколько психологически сложных проектов идут одновременно.
Вот о чём советуем помнить в том случае, если несколько психологически сложных проектов идут одновременно.
Помните, что проект не будет длиться вечно
Бывает так, что по две-три недели мы почти безвылазно сидим за задачами, потому что надо доделать кучу всего. Но это не то же самое, как когда мы работали в компании и торчали по 12 часов в офисе. Сейчас мы точно знаем, что это скоро закончится. А тогда — никакого конца не предвиделось.
Типичный календарь на фрилансе VS Типичный календарь в офисе
Например, в конце 19 года мы писали серию сценариев. Каждый новый заход разносили нещадно и довольно обидно. Казалось, что мы вообще не можем сдвинуться с места.
Правочки :)
У вас всегда есть священное право — сказать нет
В работе с неприятным клиентом мы ограничены условиями договора и не обязаны делать больше. Если подписались, что дадим конкретный результат и уложимся в конкретный срок и деньги, значит, так и сделаем.
Но это не обязывает нас:
Но это не обязывает нас:
- делать больше за те же деньги,
- вестись на моральные манипуляции,
- работать с этим клиентом в будущем.
Бывает, что мы ещё во время проекта говорим: вот эту задачу сделаем, но дальше с таким видом работ помочь не сможем. Это честно: клиент поймёт, что для таких задач лучше заранее найти другого исполнителя, а не надеяться на нас.
Пример, как вежливо и честно сказать «нет»
Фрилансер не обязан брать всех клиентов на постоянное обслуживание. Никто вообще никому ничем не обязан сверх условий подписанного договора.
Короче: как вести несколько тяжёлых проектов одновременно и не выгореть
В начале, когда ещё ничего не произошло
👉 Помните о циклах — в идеале, они не должны совпадать у разных проектов. Прежде чем вписываться в новый серьёзный заказ, попробуйте спланировать работу над ним и проверьте: не совпадёт ли его активная фаза с такими же фазами других тяжёлых проектов.
👉 Сформулируйте свои чёткие нет и отсеивайте таким образом неподходящие заказы ещё на старте.
👉 Не забывайте об ограничениях, иначе придётся работать ночами на износ. Проверили на себе, не советуем.
👉 Сформулируйте свои чёткие нет и отсеивайте таким образом неподходящие заказы ещё на старте.
👉 Не забывайте об ограничениях, иначе придётся работать ночами на износ. Проверили на себе, не советуем.
Если проекты всё-таки наложились
👉 Попробуйте договориться с клиентами и сдвинуть сроки — аргументируйте перенос и предложите конкретные новые даты.
👉 Не занимайтесь несколькими проектами одновременно. Лучше разделите график на части и в каждом временном слоте полноценно фокусируйтесь только на одном проекте, пускай и на короткое время.
👉 Если совсем не успеваете — передайте часть задач знакомому фрилансеру.
👉 Пользуйтесь тем, что клиентам тоже нужно время, чтобы ответить вам или собрать дополнительные материалы. Это поможет выбить время на работу над другим проектом.
👉 Не занимайтесь несколькими проектами одновременно. Лучше разделите график на части и в каждом временном слоте полноценно фокусируйтесь только на одном проекте, пускай и на короткое время.
👉 Если совсем не успеваете — передайте часть задач знакомому фрилансеру.
👉 Пользуйтесь тем, что клиентам тоже нужно время, чтобы ответить вам или собрать дополнительные материалы. Это поможет выбить время на работу над другим проектом.
🌿 Ну и минутка дзэн-буддизма
Помните, тяжёлые проекты, как и всё в этом мире, не вечно. Отдыхайте, восстанавливайтесь и держите в голове, что работа в адском режиме закончится, вы получите свои деньги и, благодаря этому опыту, сможете изменить что-то в своём графике в будущем.
Это открытый пример урока. Таких лонгридов в курсе ещё 22: про то, как искать заказы, строить отношения с клиентами, считать доходы, управлять проектами и отдыхать.
ИП Уфимцев В.Д.
ОГРНИП 319402700002827
ИНН 402572249783